Propósito general
Atender, direccionar y ejecutar actividades administrativas, logísticas y comunicados a organismos de control interno y externo a fin de contribuir con el cumplimiento y direccionamiento de requerimientos de la Vicepresidencia, de acuerdo a las políticas y procedimientos Institucionales y lineamientos de su línea de supervisión.
Finalidades, resultados y dimensiones
| FINALIDADES ACCIÓN / FUNCIÓN ¿QUÉ HACE? | ¿DÓNDE LO HACE? |
RESULTADOS RESULTADO FINAL ESPERADO ¿PARA QUÉ LO HACE? |
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Atender y direccionar llamadas telefónicas, requerimientos administrativos y logísticos de la Vicepresidencia, coordinación de la agenda, archivo, correspondencia, imputaciones de gastos a los centros de costos, custodia de los activos fijos y caja chica. |
Contribuir con el cumplimiento de requerimientos de la unidad |
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Elaborar, recibir y redactar informes periódicos, comunicados, memos y respuesta a los requerimientos presentados en la Vicepresidencia. |
Contribuir con el direccionamiento de requerimientos de organismos de control interno y externo |
Actividades 1/3
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Coordinar y organizar la Agenda del Vicepresidente.
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Realizar todas aquellas actividades que tienen que ver con la organización de viajes, de reuniones, imputación de gastos a los centros de costos, etc.
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Atender las llamadas telefónicas que se reciban en la Vicepresidencia, y direccionarlas a las diferentes personas integrantes de la Vicepresidencia.
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Realizar el archivo de toda la documentación con el fin de garantizar el correcto acceso a la información y la localización de documentos por parte de todos los integrantes de la misma.
Actividades 2/3
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Recibir y direccionar los comunicados y requerimientos de organismos de control interno y externo.
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Realizar órdenes de pago, memos y respuestas a los requerimientos presentados.
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Realizar la gestión de reposición y custodia los vouchers de taxi y caja chica.
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Custodiar los activos de la Vicepresidencia (sala de reuniones, infocus cuadros, entre otros).
Actividades 3/3
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Regionales / Zonales
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Coordinar con el Gerente Regional y las agencias los procesos de aprobación de medios, tasas y sobregiros.
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Coordinar el proceso de tarjetas de crédito referidas entre asesores y Vicepresidencia de Marketing.
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Coordinar la logística para comités de crédito.
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Consolidar información de las proyecciones, 50 mayores vencidos e informes de auditoría de acuerdo a requerimiento de la gerencia regional y de los zonales.
Educación
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Cursando estudios universitarios en administración de empresas o carreras afines a la banca.
Experiencia
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Secretaria - Asistente a niveles gerenciales
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Atención al Cliente interno y externo de preferencia en entidades financieras
Conocimiento
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Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico.
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Metodologías de Archivo Físico y Virtual
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Redacción
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Elaboración de Reportes Gerenciales
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Riesgos laborales ergonómicos
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Riesgos laborales psicosociales
Generales
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• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.
• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.
• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades
• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.