Key Accountabilities
Na een gedegen inwerktraject ga je aan de slag voor onze klanten, deze bevinden zich met name binnen de gemeentelijke en overheidsmarkt. Tijdens de werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor;
- Een gedegen voorbereiding van de Webcast. Dit betekent controleren of de medewerkers van de klant de Webcast op de juiste manier hebben aangemaakt en of alle informatie beschikbaar is zodat jij zonder problemen je werkzaamheden kan verrichten. Daarnaast controleer je of er een internetverbinding actief is en of er beeld en geluid is. Mochten hier problemen aan het licht komen dan kan je terugvallen op onze support afdeling met technische experts;
- Het bedienen van de Webcast. Hiermee bedoelen wij het starten, meeklikken van actieve agendapunten en sprekers, commentaar ingeven tijdens een schorsing en het stoppen van een Webcast/ Mochten er tijdens een live-uitzending problemen zijn dan stel je de medewerkers van de klant op hun gemak en neem je contact op met onze support afdeling om te zien of het probleem is op te lossen. Communiceer proactief met de medewerkers van de klant zodat zij weten wat de status is;
- De sprekersindexatie. Deze dient binnen 48 uren opgeleverd te worden. Aan de hand van onze editor ben jij in staat om nauwkeurige sprekers-aanpassingen te doen in ons systeem zodat onze klanten tevreden zijn met het eindresultaat en probleemloos een vergadering kunnen terugkijken;
Knowledge, Skills and Experience Required
- Kwaliteit en Inzet: Gedreven om een goed resultaat te bereiken, hoge eisen stellend aan zichzelf en de output;
- Samenwerken: Zoekt samenwerking met anderen en levert een actieve bijdrage in het formuleren en behalen van gemeenschappelijke doelen;
- Verantwoordelijkheid: Het onvoorwaardelijk nakomen van afspraken zowel intern als extern (follow-up), zich op een loyale en betrokken wijze inzetten voor de organisatie en onze klanten. Zich verantwoordelijk voelen voor eigen handelen en daarop aangesproken kunnen worden;
- Servicegericht: Pittige en enthousiaste persoonlijkheid met een servicegerichte instelling;
- Afspraken nakomen: Afspraak is afspraak voor onze klanten en voor ons in de organisatie.
- Stressbestendig: In staat om te kunnen gaan met onverwachte situaties.
- Voor het uitoefenen van deze functie zal bij de sollicitatie worden gevraagd om een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Deze kan uiteraard gedeclareerd worden bij Company Webcast.
Werkwijze
- Beschikbaarheid: Oproepkrachten dienen de Webcast Operations Coördinator zo snel mogelijk (idealiter drie weken van tevoren) op de hoogte te stellen van periodes waarin zij niet beschikbaar zijn, om de planning te vergemakkelijken.
- Indexering en rapportage: Vanwege contractuele verplichtingen moeten taken na het evenement, zoals indexering, binnen 48 uur na het evenement zijn afgerond.
- Geschatte uren: Van oproepkrachten wordt verwacht dat zij gemiddeld 5 tot 10 uur per week werken, hoewel dit kan variëren afhankelijk van het aantal evenementen.