Propósito general
Analizar, verificar y participar con los beneficiarios de bienes/servicios en los procesos de compra, elaboración de bases de cotización, especificaciones técnicas – funcionales y documentación requerida en las cláusulas contractuales en Banco y Subsidiarias, a fin de garantizar la atención de requerimientos de los usuarios, documentos habilitantes completos que avalen las compras, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Comité de Compras, políticas, legislación vigente, áreas de control y lineamientos definidos por la línea de supervisión.
Finalidades, resultados y dimensiones
| FINALIDADES ACCIÓN / FUNCIÓN ¿QUÉ HACE? | ¿DÓNDE LO HACE? | RESULTADOS RESULTADO FINAL ESPERADO ¿PARA QUÉ LO HACE? |
Analizar, verificar y participar con los usuarios en la elaboración cotizaciones, cuadros comparativos de ofertas, especificaciones técnicas - funcionales, órdenes de compra en Banco y Subsidiarias, de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos. | Garantizar documentos habilitantes completos que avalen las compras, información de calidad y transparencia del proceso de compras |
Examinar y mantener actualizadas las condiciones comerciales, precios, de bienes y/o servicios con los proveedores aprobados por el Comité de Compras | Garantizar el cumplimiento de condiciones que se ajusten a las necesidades en tiempo, monto, calidad y transparencia. |
Actividades 1/3
- Dar cumplimiento al proceso de Compras de acuerdo a las políticas y lineamientos definidos.
- Verificar que los usuarios entreguen las especificaciones técnicas y funcionales de bienes /servicios para la elaboración de los cuadros comparativos o bases de cotización en caso de aplicar.
- Proporcionar información a los usuarios sobre el estatus o condiciones de las compras que se encuentran bajo su responsabilidad, garantizando el cumplimiento de los niveles de servicio para satisfacción del usuario
- Participar, analizar y elaborar las bases de cotización y cuadro comparativo de ofertas, garantizando información de calidad
- Emitir las órdenes de compra que avalen la adjudicación correspondiente
- Cumplir con toda la documentación de las compras adjudicadas para alimentar el file físico.
- Registrar y entregar al Jefe Compras las autorizaciones de bienes y servicios emergentes.
- Notificar al responsable del centro de costos las requisiciones rechazadas que no cuenten con información correcta ni respaldos de acuerdo a las definiciones de la Política de Compras.
- Coordinar con la unidad de abastecimiento, la recepción, registro y despacho de bienes adquiridos para que se realice la distribución de los mismos a Nivel Nacional y seguimientos a los SLA´s.
- Instruir a los usuarios en los procesos de compras en Banco y Subsidiarias, en los aspectos cualitativos y cuantitativos.
- Indicar a los usuarios las condiciones de costo de cada una de las compras a fin que los proveedores se ajusten a las necesidades de la Organización.
- Reportar a los niveles de supervisión si existe conflicto de intereses en procesos de negociación y compra de bienes y servicios, en los cuales haya participación de funcionarios y empleados de la Institución, los mismos que serán considerados por el Comité de Compras y Organismos de Control
- Atender requerimientos solicitados por la línea de supervisión.
- Realizar seguimiento y reporte mensual de los objetivos del área de compras.
- Entregar a servicios generales los documentos habilitantes - completos que avalen las compras a fin de contar con documentación custodiada y archivada en el file de proveedores que permita atender necesidades y requerimientos de entes de control interno y externo.
Actividades 2/3
- Enviar a costos información consolidada de las órdenes de compras con los detalles del presupuesto.
Actividades 3/3
Educación
Egresados y/o con Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Procesos, Contabilidad, Auditoria y/o afines
Experiencia
Manejo de información.
Procesos de Compras.
Procesos de Negociación
Conocimiento
Manejo de Paquetes informáticos: Office Excel, Word, Power Point, nivel intermedio.
Estadística e interpretación de información (reporte de indicadores)
Riesgos laborales ergonómicos
Riesgos laborales psicosociales
Generales
• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.
• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.
• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades
• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.