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Job Overview
The Receptionist provides support to another individual or group of individuals by handling correspondence, managing calendars and appointments, arranging conferences and conference calls, making travel arrangements and providing other administrative tasks.
Responsibilities:
- Welcomes and directs visitors, employment applicants, salespersons and customers to appropriate locations and parties
- Maintains security by following procedures, monitoring logbook and issuing visitor badges
- Operates a multi-line telecommunication system, answering and referring inquiries
- Maintains the schedule for conference rooms and training rooms, and schedules room reservations
- Provides support for meetings, to include preparation of rooms and assistance in catering arrangements
- As required, contacts building maintenance concerning facilities problems or issues
- Performs clerical work to including filing, sorting, mail distribution and completing special projects
- Maintains safe and clean reception area by complying with procedures, rules and regulations
- Working Closely with other members of the administration team
- Performs other duties and functions as assigned
- Appropriately assess risk when business decisions are made, demonstrating particular consideration for the firm's reputation and safeguarding Citigroup, its clients and assets, by driving compliance with applicable laws, rules and regulations, adhering to Policy, applying sound ethical judgment regarding personal behavior, conduct and business practices, and escalating, managing and reporting control issues with transparency.
Qualifications:
- Previous administrative experience in a client facing role preferred
- Excellent customer service and interpersonal skills
- Confidentiality, discretion, tact, diplomacy and professionalism
- Proficient in Microsoft Office, familiarity with computers and technology
- Highly organized and able to prioritize tasks
- Self-motivated and detail oriented
- Demonstrate ability to problem solve
Education:
- High School Diploma or equivalent
Brinda apoyo a una persona o grupo de personas gestionando la correspondencia, los calendarios y las citas; organizando conferencias y llamadas en conferencia; coordinando viajes; y realizando otras tareas administrativas.
Responsabilidades:
Recibe y dirige a visitantes, candidatos a empleo, vendedores y clientes hacia las ubicaciones y personas correspondientes.
Mantiene la seguridad siguiendo los procedimientos, supervisando el registro de visitas y emitiendo credenciales para visitantes.
Opera un sistema de telecomunicaciones multilínea, atendiendo y canalizando consultas.
Gestiona la agenda de las salas de conferencias y de capacitación, y programa las reservas de dichas salas.
Brinda apoyo en reuniones, incluyendo la preparación de las salas y la asistencia en la coordinación del servicio de catering (alimentos y bebidas).
Contacta al personal de mantenimiento del edificio cuando es necesario para reportar problemas o incidencias en las instalaciones.
Realiza tareas administrativas, tales como archivo, clasificación, distribución de correspondencia y ejecución de proyectos especiales.
Mantiene el área de recepción segura y limpia, cumpliendo con los procedimientos, normas y reglamentos establecidos.
Colabora estrechamente con otros miembros del equipo administrativo.
Realiza otras tareas y funciones que se le asignen.
Evalúa adecuadamente los riesgos al tomar decisiones comerciales, demostrando especial consideración por la reputación de la firma y salvaguardando , a sus clientes y a sus activos; esto implica promover el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables, adherirse a las políticas internas, aplicar un criterio ético sólido en cuanto al comportamiento personal, la conducta y las prácticas comerciales, así como escalar, gestionar y reportar problemas de control con transparencia.
Requisitos:
Educación: Necesario bachillerato concluido.
Experiencia administrativa previa en puestos de atención al cliente (Recepción y registro de visitantes, proveedores y clientes, atención telefónica y canalización de llamadas ,control de accesos, gafetes y bitácoras de entrada y salida) y en seguridad corporativa.
Excelentes habilidades interpersonales y de atención al cliente.
Confidencialidad, discreción, tacto, diplomacia y profesionalismo.
Dominio de Microsoft Office y familiaridad con el uso de computadoras y tecnología.
Alta capacidad de organización y habilidad para establecer prioridades.
Automotivación y atención al detalle.
Capacidad demostrada para la resolución de problemas.
NOTA: Preferente radicar en CDMX , ya que la vacantes estará en dicha ubicación.
Factor de descarte: Aquellos candidatos que no cumplan con los requisitos establecidos en el Job Posting serán descartados del proceso de selección.
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Job Family Group:
Business Strategy, Management & Administration------------------------------------------------------
Job Family:
Administrative Support------------------------------------------------------
Time Type:
Full time------------------------------------------------------
Most Relevant Skills
Please see the requirements listed above.------------------------------------------------------
Other Relevant Skills
For complementary skills, please see above and/or contact the recruiter.------------------------------------------------------
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