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ESPECIALISTA CUADRE Y CONCILIACIONES- EMERGENTE
Retail & Commercial Banking
Propósito general
Revisar , monitorear y dar seguimiento al proceso conciliatorio realizado por el proveedor a través de la extracción, obtención y almacenamiento de insumos, flujo de cuadres y conciliaciones, a fin de contribuir con el establecimiento de mecanismos de control que permitan minimizar el riesgo de posibles pérdidas a la Institución , de acuerdo a las políticas y procedimientos definidos así como lineamientos de su línea de supervisión.
Finalidades, resultados y dimensiones
| FINALIDADES ACCIÓN / FUNCIÓN ¿QUÉ HACE? | ¿DÓNDE LO HACE? | RESULTADOS RESULTADO FINAL ESPERADO ¿PARA QUÉ LO HACE? |
Revisar y monitorear los tiempos de permanencia de las partidas así como las partidas con naturaleza contraria. | Contribuir a la reducción del riesgo de pérdidas y toma de decisiones oportuna. |
Coordinar y participar en canales de comunicación internos y con proveedores para la ejecución de las regularizaciones contables (dueños de cuenta, dueños de procesos y ejecutores de cuadre). | Garantizar la adecuada ejecución y regularizaciones del proceso de cuadres y conciliaciones. |
Ejecutar el esquema de monitoreo a las conciliaciones y dar seguimiento y control a las reglas de cruce. | Contribuir a la regularización oportuna de las diferencias e implementación de oportunidades de mejora continua. |
Actividades 1/3
- Validar y monitorear a la carga de archivos de conciliación ejecutado por el proveedor.
- Verificar la carga de archivos de conciliación en la ruta asignada y que la información se encuentre cuadrada
- Revisar ,monitorear y dar seguimiento a la conciliación y composición de antigüedad a las partidas con una permanencia igual o mayor 30 días así como las partidas con naturaleza contraria.
- Documentar las guías de estandarización de procesos (SOP) del proceso de cuadres y conciliaciones.
- Revisar y dar seguimiento al cumplimiento y estado de las conciliaciones según KPIs definidos por Equipo de Célula Lean.
- Coordinar definiciones y seguimientos relacionados al proceso entre el proveedor y los dueños de las cuentas.
- Coordinar con los intervinientes del flujo de cuadre y conciliaciones, el cumplimiento y cierre de observaciones de auditoria interna, externa y entes de control.
- Revisar, monitorear y dar seguimiento al cumplimiento del flujo de aprobaciones contables que se realizan en el servicio de cuadres y conciliaciones.
- Validar que los usuarios no aprueben asientos contables de las cuentas asignadas.
- Notificar problemas de servicio del proceso de cuadres y conciliaciones.
- Comunicar a las diferentes áreas intervinientes en el proceso de cuadre y conciliación, la modificación del modelo de operación, y las mejoras en el proceso que permitirán disponer de beneficios en el corto y largo plazo.
- Identificar y proponer ajustes en el proceso operativo de cuadres y conciliaciones y eliminación de desperdicios con el fin de reducir los tiempos de ciclos del proceso.
- Coordinar y participar en los canales de comunicación internos y con proveedores para atención oportuna de regularizaciones de cuadres y conciliaciones.
- Revisar, coordinar y regularizar las partidas pendientes generadas por incidencias .
- Revisar y levantar la desautorizaciones previa asignación del Líder de Célula.
- Entregar diariamente resultados en el esquemas monitoreo M1 – M2 Y M3 y notificar novedades al proveedor.
- Elaborar los cronogramas de monitoreo asignados al Equipo de Célula Lean.
Actividades 2/3
- Elaborar informes de Indicadores de los esquemas monitoreo M1-M2 y M3 e indicadores de resultados.
- Notificar y alertar a su Línea de Supervisión sobre eventos inusuales que puedan generar riesgo de posible pérdidas para la Institución
Actividades 3/3
Educación
Título superior en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Contabilidad, Auditoria, Finanzas, Economía o afines
Experiencia
Administración de procesos de cuadre y conciliaciones
Manejo de procesos operativos y comerciales bancarios
Conocimiento
Contabilidad y administración de partidas y cuentas contables
Conciliación bancaria
Office: Excel intermedio
Manejo de Bases de Datos
Riesgos laborales ergonómicos
Riesgos laborales psicosociales
Generales
• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.
• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.
• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades
• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.