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ASISTENTE GESTION Y CONTROL DOCUMENTAL - DISCAPACIDAD (QUITO)
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Propósito general
Verificar, archivar y ejecutar la búsqueda y entrega de documentación e información depurada del archivo a Nivel Nacional a fin de contribuir con el ordenamiento y mantenimiento de la documentación en forma cronológica, de acuerdo a políticas, procedimientos institucionales, legislación vigente y lineamientos de su línea de supervisión.
Actividades 1/3
- Verificar y recibir documentación (comprobantes de egreso, asientos contables, lotes, órdenes de compra, actas de medición de niveles de servicio, contratos, pólizas) con los respaldos correspondientes a fin de llevar un control de la entrega y recepción de la información.
- Ejecutar el ordenamiento y archivo de la documentación en forma cronológica y alfa numéricamente.
- Ejecutar la búsqueda de información para la entregar de los respaldos y/o copias de la documentación solicitada.
- Registra las salidas e ingresos de documentos del archivo activo.
- Registrar la documentación que va a ser trasladada al archivo pasivo de acuerdo a las normas y políticas establecidas en el manual de administración de archivo.
- Archivar en cajas la documentación que cumple con el tiempo y ciclo de mantenimiento en el archivo activo y a ser trasladada al archivo pasivo.
- Enviar al archivo pasivo la documentación para su verificación y archivo definitivo hasta la eliminación completa de la documentación.
- Elaborar y presentar informes a la línea de supervisión sobre recepción, entrega de documentación y volumen de información a fin de contribuir con mejoras y optimizar tiempos de respuesta en los procesos de manejo de información.
- Dar apoyo en la atención y entrega de información a organismos de control interno y externo.
- Preparar y enviar certificados laborales a nivel nacional.
- Ejecutar la confirmación telefónica de referencias laborales, ingresos, ratificación de la información registrada en el certificado.
- Crear y mantener el file de colaboradores nuevos y cesantes.
- Receptar las carpetas y documentación del personal para su ingreso en las capetas físicas.
- Ejecutar el ingreso de información en los diferentes módulos de los sistemas de Recursos Humanos manejados por la Institución.
- Hacer el seguimiento de la información ingresada y registrada, así como documentación escaneada e indexada en los sistemas de RRHH.
- Ejecutar el proceso de consolidación de documentación de soporte y de información de personal conforme lo establecido en el Mandato 8 para pagos de facturas y utilidades.
Educación
Cursando Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoria y/o afines de preferencia.
Experiencia
Elaboración de Reportes
Manejo y Administración de Documentos de preferencia en empresas medianas
Conocimiento
Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico. Excel, Word, PP
Contabilidad básica (revisión cuadre de información de pagos y facturación)
Técnicas de Archivo y Documentación de Información
Riesgos laborales ergonómicos
Riesgos laborales psicosociales
Generales
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• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.
• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.
• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades
• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.