Responsable Secrétariat Général F/H

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Responsable Secrétariat Général F/H

manager · Risk & Compliance

Description du poste

VOTRE RÔLE ET VOS MISSIONS

Rattaché à la Direction Administrative et Financière, le Responsable Secrétariat Général coordonne la gestion administrative à travers la tenue des instances, garantit la mise en conformité et contribue à la réduction des risques liés au fonctionnement des structures de la Mutuelle (contrôle interne).

Il facilite la continuité des activités en cas de problème majeur, par la mise en œuvre d’un dispositif de contrôle de l’organisation et des process et le maintien du plan de continuité d’activité.

Il pilote l’évaluation des risques de manquement aux obligations législatives ou règlementaires susceptibles d’entrainer pour l’entreprise des sanctions judiciaires, administratives, financières et/ou d’atteinte à son image.

Indépendant de la sphère opérationnelle, il a un rôle d’information, de formation et de conseil vis-à-vis des collaborateurs et de la gouvernance de l’entreprise.

Le titulaire est par ailleurs porteur de la fonction clé de vérification de la conformité. Il est également DPO, AMLO délégué et correspondant TRACFIN.

Périmètre :

• Le suivi de la conformité et le contrôle interne qui englobe :
• les risques propres à la Mutuelle Saint-Christophe et sa filiale Saint-Christophe prévoyance (risques opérationnels)
• les risques liés aux activités sous-traitées ou déléguées (contrôle des délégataires et des courtiers et plus généralement des activités externalisées placées sous la responsabilité de l’une des structures).

Périmètre de la conformité : les pratiques commerciales et la protection de la clientèle, la distribution des produits d’assurances, les opérations d’assurance et de réassurance à travers les dispositions du Code des assurances, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, les sanctions internationales ou mesures restrictives, la lutte contre la corruption, les bonnes pratiques / normes des régulateurs, la protection des données à caractère personnel, l’éthique et déontologie professionnelle, Solvabilité II (incluant les compétences et l’honorabilité de dirigeants effectifs, administrateurs et fonctions clé).

• Les activités de secrétariat général (y compris juridique) concernent l’ensemble des structures Saint-Christophe : entités d’assurance, un fonds de dotation et une association.

Activités principales :

Pour réaliser les activités décrites ci-dessous le Responsable Secrétariat Général s’appuie sur une équipe de sept collaborateurs qu’il encadre et recourt à des prestataires externes pour certaines missions de contrôle des délégataires.

En tant que manager du service il promeut la politique et les orientations de l’entreprise et définit et suit le plan d’actions annuel.

Il travaille également en étroite collaboration avec les autres fonctions clé (audit interne, actuariat & gestion des risques).

Pilotage des dispositifs conformité et contrôle interne  

• Etablir et suivre le déploiement du plan de conformité et de contrôle interne en tenant compte des objectifs de la DCOR AXA France et des priorités et ressources de la Mutuelle,
• Maintenir, piloter et évaluer le dispositif de contrôle interne, garantir que les procédures de maîtrise du risque opérationnel et de non-conformité sont adaptées et efficientes,
• Rédiger et mettre à jour les politiques, procédures, registres et référentiels relatifs à la conformité et au contrôle interne,
• Rendre compte au Comité d’audit, au Comité de Direction et au Comité des Risques des actions et de l’évolution des indicateurs relatifs à son périmètre et du résultat des contrôles réalisés,
• Animer, former et informer le réseau des correspondants conformité, contrôle interne et réclamations,
• Diffuser la culture de conformité et de contrôle interne en : 
  • Définissant des actions de prévention et de sensibilisation des personnels à la gestion des risques,
  • Aidant les managers dans la mise en place ou l’adaptation de contrôles de premier niveau.
• Faire le lien entre la Mutuelle et SCP et les équipes de la DCOR AXA France : objectifs, formations et reportings,
• Participer aux différentes communautés professionnelles et contribuer au développement des communautés conformité AXA France et ROAM.

 Conformité

• Emettre un avis et/ou valider des éléments relatifs à la conformité : clauses contractuelles, documents communication/marketing/produits, projets,
• Veiller au respect des obligations de reporting demandées par l’ACPR, coordonner et/ou contribuer à l’établissement des différents rapports.

Contrôle interne

Coordonner les travaux d’évaluation et de gestion des risques opérationnels :

• Faire le maintien des cartographies des risques opérationnels, analyser le niveau d’exposition au risque opérationnel,
• Définir, assurer la mise en œuvre et le suivi des plans de contrôle de niveau 2,
• Définir, assurer la mise en œuvre et le suivi des plans de contrôles des courtiers et délégataires,
• S’assurer de l’efficacité du dispositif, analyser les réclamations, leurs récurrences et s’assurer de la mise en place de mesures de remédiation,
• Analyser les incidents survenus et leur impact sur la cartographie des risques opérationnels, s’assurer de la mise en place d’actions de remédiation,
• Effectuer le suivi de l’ensemble des plans d’actions issus des contrôles, incidents ou réclamations,
• Mettre en œuvre le dispositif de lutte contre la fraude.

 Résilience Opérationnelle

• Maintenir le plan de continuité d’activités, communiquer sur ce plan aux niveaux appropriés, actualiser les BIA et coordonner les tests de PCA,
• Assurer le reporting AXA France (SAF) sur le pilier résilience opérationnelle,

Secrétariat Général

• Garantir la bonne gouvernance des sociétés (tenue des instances, maintien des statuts et règlements intérieurs, mise à jour des délégations etc…),
• Coordonner la réalisation des rapports financiers, et du rapport de gestion,
• Suivre les adhésions aux organismes professionnels,
• Réaliser les formalités juridiques et administratives auprès des organismes de tutelles, des greffes des tribunaux de commerce, préfecture, centres de formalités,

Juridique

• Maintenir la cartographie des sous-traitants et des relations avec AXA,
• Faire de la veille réglementaire, définir les actions de mise en œuvre et leur suivi, suivi des marques, suivi et actualisation des conventions entre entités etc… (Juridique corporate ),
• Mettre à disposition des contrats type, accompagner les directions opérationnelles dans la révision, la résiliation ou la mise en place des contrats (plus particulièrement ceux en lien avec l’externalisation d’une fonction clé ou activité importante ou critique et / ou le traitement de données personnelles) : Juridique contrat,
• Faire des études juridiques diverses,
• Suivre les dossiers de dépôts de plaintes, assignations, commissions rogatoires, réquisitions.

VOTRE PROFIL 

Bac + 5 en contrôle interne, audit interne, gestion des risques. Expérience de 10 ans minimum en contrôle, conformité ou audit interne dans le secteur de l’assurance.

Expérience en Management.

Compétences techniques

• Maîtrise des réglementations impactant le secteur assurantiel, en particulier de la directive Solvabilité 2 et les réglementations relatives à la LCB-FT, la DDA et le RGPD,
• Connaissance des procédures métiers, des produits et services assurantiels,
• Connaissance des techniques d’audit pour dialoguer plus aisément avec le contrôle de niveau 3,
• Maitrise des outils bureautiques (pack office) et collaboratifs (Teams, Sharepoint),
• Maîtrise de l’anglais.

Aptitudes professionnelles

• Organisation et rigueur,
• Capacité à prendre du recul, pragmatisme,
• Esprit de synthèse, d’analyse et qualités rédactionnelles,
• Force de proposition et d’argumentation,
• Ouverture d’esprit, curiosité,
• Sens du relationnel, de la pédagogie et diplomatie,
• Savoir respecter la confidentialité des informations et les délais,
• Capacités managériales. 

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Vous avez le goût du challenge, l'esprit d'équipe et envie de rejoindre une entreprise responsable au service de ses sociétaires ? Devenez l'un des talents de la Mutuelle et rejoignez :

• Une structure à taille humaine au cœur de Paris;
• Une entreprise qui incarne les valeurs d'expertise, d'engagement et de solidarité;
• Un environnement inclusif (politique handicap et inclusion, accord diversité et égalité professionnel, etc.);
• Un accélérateur de compétences (formations, mobilité);
• Un cadre de travail convivial et stimulant tourné vers la cohésion interservices privilégiant des méthodes de travail agile (travail hybride);
• Une entreprise engagée sur les enjeux sociétaux et environnementaux.

En lien avec nos engagements, nous célébrons chaque arrivée en agissant en faveur de la reforestation mondiale : nous plantons un arbre pour chaque recrutement.

Alors, prêt à postuler ?

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Notre raison d’être chez AXA ? Chaque jour, nous agissons ensemble pour le progrès humain en protégeant ce qui compte dans + de 50 pays. Accompagner près de 95 millions de clients à chaque étape de leur vie, une mission qui donne le sourire et envie de se lever le matin à nos employés et agents (+ de 145 000 dans le monde !).

La diversité et l'inclusion au cœur de notre recrutement : tous nos postes sont ouverts à toute personne compétente. Au-delà de mener une politique inclusive engagée, nous agissons au quotidien en tant qu’employeur citoyen et responsable pour des causes sociétales & environnementales.

Ces ambitions vous parlent ? Alors rejoignez un des leaders de l’assurance et venez changer le monde avec nous !

• Dans le cadre de notre Politique Diversité et Inclusion, nous étudions à compétences égales l'ensemble des candidatures et notamment celles de personnes en situation de handicap.