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Assistant.e de Direction RH / HR Executive Assistant [F/H]
Human Resources
Since 1828, Guerlain has always been about revealing and transmitting wonders, through the crafting of exceptional fragrances and beauty products but also the development of exceptional and audacious talents. We run a transformation at a fast pace and are onboarded on the accelerating elevation journey that will lead us to the clear destination of being the most iconic high perfumery and high cosmetic house in image and products, above the competition, the most exclusive one.
DESCRIPTION DU POSTE
L'Assistant(e) de Direction assure un support administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la DRH Globale Guerlain. Au-delà d'une expertise administrative solide, ce rôle requière une intelligence relationnelle fine, une flexibilité et un esprit de collaboration. Ce poste reporte directement à la DRH Globale Guerlain, et, éventuellement à un autre membre du Comex.
Missions principales
Gestion d'Agenda et des échanges
- Gestion proactive et anticipée d'un agenda complexe et évolutif, en veillant à l'optimisation des priorités.
- Lecture, priorisation, traitement (et à certaines occasions, réponse) des correspondances reçues (e-mails).
- Accueil des invités et visiteurs.
Organisation de Déplacements et d'Événements
- Organisation des déplacements professionnels : réservation de vols, trains, hôtels, taxis, obtention des visas…
- Préparation des plannings de rendez-vous et des documents de voyage logistiques.
- Suivi et ajustement des réservations en fonction des imprévus, incluant la gestion budgétaire associée.
- Organisation et coordination de réunions internes ou externes (gestion du calendrier, établissement des ordres du jour), en veillant à leur bon déroulement.
- Organisation d'événements d'équipe, participant ainsi à l'animation et à la cohésion de la fonction RH.
Support Administratif et Budgétaire
- Gestion des notes de frais : contrôle rigoureux, garantie de conformité et rapidité des remboursements, en veillant au respect des procédures internes et des délais de soumission.
- Création des ordres d’achats dans SAP, gestion des comptes fournisseurs, demandes d’acomptes et autres documents administratifs.
- Suivi des factures en relation avec le service comptabilité.
- Gestion du budget de fonctionnement du département, en lien avec le contrôle de gestion interne.
- Création de commandes internes pour le service (produits, fournitures, aménagement d'espace, calendriers des vacances, etc.) et commandes diverses.
Missions RH Transverses
- Gestion de la dotation du personnel
- Gestion administrative des CCSE
- Intégration des Nouveaux Arrivants et Support Informatique
- Participation à d’éventuels projets RH transverses