Contexte général :
Rattaché(e) à un/une Directeur(-t)rice de création, vous l’assistez dans ses missions au quotidien, dans un esprit de service et de proactivité. Vous assurez également un relais d'information, d'organisation et de coordination auprès de l’ensemble des interlocuteurs de ce Directeur(-trice) au sein du métier et de la maison.
Ce poste est basé à Pantin.
Missions principales :
Coordination et gestion : supervision de l'agenda ainsi que des déplacements du Directeur(trice) de création.
- Assurer la gestion de l’agenda et coordonner les rendez-vous ; anticiper les différentes échéances et préparer les communications nécessaires.
- S’assurer que les demandes adressées à ce Directeur(trice) de création ont été traitées
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques.
- Gérer avec efficacité et anticiper les échéances des retroplannings des deux collections (Printemps-Eté ; Automne-Hiver) et des principaux événements de l’année, en collaboration avec les différentes directions du métier (studio, collection…).
- Préparer et organiser les rendez-vous et réunions : accueillir les visiteurs, préparer la logistique des réunions, rédiger les comptes-rendus de certaines réunions et relayer les informations auprès des interlocuteurs concernés (e-mails, communications, déjeuners, …).
- Organiser les voyages du/de la Directeur(-trice) de création, en tenant compte du rétroplanning général du métier.
Communication et relations : assurer la liaison entre ce Directeur(trice) de création et les acteurs internes et externes.
- Préparer et mettre en forme les courriers, mémos internes, rapports et présentations, réaliser des recherches documentaires si nécessaire.
- Gérer et coordonner les réunions avec le Service de Presse, la Direction Générale, la Direction de création, etc.
Administratif :
- Assurer le classement et l’archivage des différents dossiers.
- Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour le/la Directeur/Directrice de création.
- Saisir les notes de frais et effectuer le suivi du budget pour les dépenses concernant la Directrice de création.
Profil recherché :
- Expérience confirmée en assistanat de direction dans un environnement exigeant et idéalement créatif (minimum 8 ans)
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (PowerPoint…) et appétence pour les outils
- Anglais courant
- Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
- Disponibilité, sens du service
- Confidentialité et discrétion
- Polyvalence, fait preuve de curiosité et de proactivité
- Fortes capacités d'adaptation dans un environnement changeant
- Précision, rigueur et organisation
- Gestion des priorités, respect des délais
Employeur responsable, nous nous engageons dans l’éthique, les diversités et l’inclusion. Rejoignez l’aventure humaine Hermès !