Présentation d’Hermès Maison
La vocation d’Hermès Maison est d’accompagner avec élégance la vie quotidienne de ses clients dans leurs intérieurs, en proposant un art de vivre Hermès, incarné par la force et la magie du bel objet.
Le Pôle Hermès Maison compte environ 550 collaborateurs répartis au sein de quatre entités :
Hermès Maison, à Pantin : comprend les activités de création, développement des collections, opérations et développement commercial ;
La Compagnie des Arts de la Table et de l’Email (CATE), à Nontron : site d’innovation et de production autour des savoir-faire de décoration sur porcelaine et d’émaillage sur bracelets ;
Beyrand, près de Limoges : imprimeur sur céramique et cuir, développement de l’activité de décoration sur porcelaine ;
et Puiforcat à Paris & Pantin : création, développement et fabrication de produits de haute orfèvrerie.
Mission Générale
Au sein de la Direction Finance, le Coordinateur assure la gestion des stocks « Communication » au quotidien, dans le respect des règles de contrôle interne et dans l'objectif de garantir la conformité du stock comptable et la sécurité des produits. Il est le garant de la concordance entre le stock physique et le stock informatique dans l’ERP, et assure le suivi de tous les mouvements.
Les stocks « Communication » sont composés de produits du Métier Hermès Maison, destinés aux prêts internes (les « confiés ») pour des shootings & évènements de communication. Une partie de ces stocks est localisée dans les locaux de Pantin (trois espaces de stockage et un Showroom), et l’autre partie est externalisée chez deux prestataires logistiques (Saint Ouen l’Aumône et Orléans).
Le Coordinateur aura pour principales missions de :
- Gérer l'activité des produits « Confiés » du Métier
- Suivre l'intégrité des mouvements et assurer la traçabilité du stock
- Mettre en place des outils, méthodes et procédures permettant de sécuriser les stocks
- Organiser et réaliser l'inventaire annuel exhaustif du stock Communication
- Gérer les flux « Podium » deux fois par an
- Coordonner la gestion des stocks déportés avec deux prestataires logistiques
Accompagner, en transverse, les équipes des Collections et de la Direction Technique dans la gestion de leurs propres stocks
Le Coordinateur est rattaché au Responsable du Contrôle Interne du Métier Maison. Il travaille en étroite collaboration avec un gestionnaire de stock (également rattaché au Responsable Contrôle Interne) et participe à l'animation de son activité en transverse.
Principales Activités
Suivre quotidiennement les mouvements et assurer la traçabilité des produits prêtés
- Répondre aux demandes de prêts en fonction du stock disponible (événements, réunions...). En particulier, le Coordinateur sera l’interlocuteur privilégié de l’équipe « Identité du Métier », avec qui il devra mettre en place des routines régulières afin d’anticiper et organiser au mieux les besoins
- Assurer la préparation, l’emballage et l’expédition des produits demandés en respectant les contraintes de délais
- Assurer le suivi formalisé des prêts à travers l’outil dédié « confié », l’enregistrement des mouvements de stocks dans l’ERP M3 et la mise à jour des états de suivi sous Excel
- Assurer le suivi des prêts et circulariser régulièrement les emprunteurs pour confirmer la localisation des produits ; relancer les emprunteurs en fonction des échéances données
- Assurer le retour : rangement et ré-étiquetage des produits contrôle de l’état des produits, gestion des retours non-conformes, clôture du dossier
- Sensibiliser les emprunteurs quant à la manipulation des produits et la gestion des retours
- Garantir un service de qualité et une relation fluide avec les emprunteurs
Mettre en place et exécuter les procédures de sécurisation du stock dans le respect des règles de contrôle interne
- Contrôler les accès au stock physique
- Contrôler les mouvements physiques et informatiques
- Garantir la réalité du stock physique par inventaires physiques, circularisations et réconciliations
- Définir et diffuser des règles de fonctionnement et de bonnes pratiques à destination des emprunteurs et des prestataires
- Veiller à l'organisation optimale du stock physique sur le site de Pantin
- Contrôler l'état des produits et coordonner avec le SAV en cas de dommage ou de besoin de réparation
- Assurer la maîtrise du niveau de stock au regard de la cible définie en début d’année et alerter au besoin
Organiser et réaliser l'inventaire annuel
Assurer l'organisation de la journée et des fichiers de travail
Intégrer les résultats dans les systèmes informatiques
Contrôler la bonne application des procédures
Analyser et expliquer les écarts, définir et mettre en œuvre les plans d’actions au regard des écarts identifiés
Rédiger une synthèse des écarts à destination du Comité de direction et des Commissaires aux Comptes
Gérer les flux « Podiums » (2 fois par an)
- Organiser le déstockage des collections anciennes en lien avec différents interlocuteurs ( équipe Supply et Nouvelles Chances Produits)
- Intégrer les nouvelles collections au stock physique et informatique et assurer la concordance avec les listings de la Collection
- Étiqueter les nouveaux produits
Coordonner la gestion des stocks déportés avec les prestataires logistiques
- Piloter la relation avec les prestataires en charge du stockage externalisé
- Coordonner les opérations de prêts au départ des entrepôts logistiques
- Effectuer les contrôles de concordance entre le système interne de gestion des stocks et le système du prestataire logistique, expliquer et corriger les écarts
- Coordonner la réalisation de l’inventaire et analyser les écarts
- Contrôler la qualité des prestations et signaler les dysfonctionnements
- Participer aux réunions de suivi avec les prestataires
Accompagner les équipes des Collections et de la Direction Technique pour :
- L’organisation et la réalisation des inventaires de leurs propres stocks (localisés à Pantin)
- L’organisation du transfert physique et informatique des produits destinés à rejoindre le stock de la Communication, ou à être cédés en interne ou recyclés
Profil & Compétences
- Formation logistique ou gestion, avec expérience en logistique (minimum 3 ans)
- Maîtrise des outils bureautiques et logistiques
- Maîtrise d'un ERP de gestion des stocks (idéalement INFOR M3 ou équivalent)
- Rigueur et méthode, autonomie,
- Sens du service, sens de l'organisation et des priorités
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs nombreux et variés, qualité relationnelles
Facultés d’adaptation et à évoluer dans un environnement exigeant, complexe et dynamique
- Poste basé à Pantin
- Manutention de produits
- Déplacements à prévoir chez les prestataires logistiques
Conditions particulières