Propósito general
Atender, direccionar y ejecutar actividades administrativas, logísticas y comunicados a organismos de control interno y externo a fin de contribuir con el cumplimiento y direccionamiento de requerimientos de la Vicepresidencia / Gerencia, de acuerdo a las políticas y procedimientos Institucionales y lineamientos de su línea de supervisión.
Actividades
- Coordinar y organizar la Agenda del Vicepresidente/Gerente.
- Realizar todas aquellas actividades que tienen que ver con la organización de viajes, de reuniones, imputación de gastos a los centros de costos, etc.
- Atender las llamadas telefónicas que se reciban en la Vicepresidencia, y direccionarlas a las diferentes personas integrantes de la Vicepresidencia/Gerencia.
- Realizar el archivo de toda la documentación con el fin de garantizar el correcto acceso a la información y la localización de documentos por parte de todos los integrantes de la Zisma.
- Realizar los pedidos de materiales necesarios requeridos por los integrantes de la unidad y hacer el seguimiento de los mismos de acuerdo al presupuesto y lineamientos de la Vicepresidencia/Gerencia.
- Elaborar y redactar informes periódicos o puntuales requeridos por sus superiores para facilitar la toma de decisiones de los mismos.
- Recibir y direccionar los comunicados y requerimientos de organismos de control interno y externo.
- Apoyar en la realización de actividades que requiera la Vicepresidencia/Gerencia.
- Realizar órdenes de pago, memos y respuestas a los requerimientos presentados.
- Manejar la correspondencia.
- Realizar la gestión de reposición y custodia los vouchers de taxi y caja chica.
- Custodiar los activos de la Vicepresidencia/Gerencia (sala de reuniones, infocus cuadros, entre otros).
Educación
Cursando estudios universitarios en administración de empresas o carreras afines a la banca.
Experiencia
Secretaria - Asistente a niveles gerenciales
Atención al Cliente interno y externo de preferencia en entidades financieras
Conocimiento
Manejo de Paquetes informáticos: Office nivel básico.
Metodologías de Archivo Físico y Virtual
Redacción
Elaboración de Reportes Gerenciales
Riesgos laborales ergonómicos
Riesgos laborales psicosociales
Generales
• Cumplir las funciones de Dueño o Coordinador de proceso según sea designado en el mapa y matriz respectivos; con énfasis en la gestión holística de los procesos, que incluye su diseño, optimización, control y mejora continua. En estos roles de dueño o coordinador, la administración del proceso representa una gestión integral del desempeño de su proceso, los recursos habilitantes de los mismos, su permanente ejecución y despliegue de mejora continua y acciones correctivas y preventivas.
• Ejecutar las actividades y tareas señaladas para el Rol de Dueño/ Coordinador de Proceso, que constan en la Metodología de Gestión por Procesos de Banco Pichincha C.A.
• Impulsar la integración e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y Ambiente. Revisar sus roles y responsabilidades
• Participar como BRIGADISTA DE EMERGENCIA o MIEMBRO del COMITÉ O SUBCOMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD cuando así se lo requiera y garantizar su participación como la de sus dirigidos, si son nombrados.