Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales Madrid

Context & Environment

TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.

Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

Activities

• Apoyo a Dirección:
  1. Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
  2. Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
  3. Organizar y coordinar viajes profesionales
  4. Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
  5. Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
  6. Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.

• Seguimiento y coordinación de servicios generales
  1. Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
  2. Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
  3. Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
  4. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
  5. Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.

• Gestión administrativa y soporte transversal
  1. Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
  2. Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
  3. Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
  4. Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
  5. Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
  6. Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
  7. Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.

• Participación en proyectos y mejora continua
  1. Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
  2. Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
  3. Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Candidate Profile

Formación Académica y/o Años de Experiencia::

• Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
• Inglés nivel alto (hablado y escrito). 
• Francés nivel alto de francés.
• Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
• Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).

Competencias Técnicas y Comportamentales:

• Usuario avanzado de Ofimática
• Perfil operativo
• Habilidades de comunicación
• Habilidades de relación 
• Proactividad
• Flexibilidad y adaptación
• Capacidad resolutiva
• Disponibilidad para viajar
• Gestión de Servicios Generales
• Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero
• Gestión de agendas
• Trabajo en equipo

Additional Information

Domain: General Services

Type of contract: Regular position

Experience: Less than 3 years

Employer company: TotalEnergies Electricidad Y Gas España, S.A.