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Assistant(e) Administratif(ve) chez BNP Paribas à Montréal – soutien Front Office haute qualité.
Emploi hybride, environnement dynamique, avantages compétitifs, développement international.
Title: Assistant(e) Administratif(ve)
Location: Montreal, Quebec, Canada
Le poste et le département en un coup d’œil
L’assistant(e) administratif(ve) veille à ce que le Front Office de Global Markets & Banking Americas fonctionne avec une efficacité maximale en fournissant un soutien administratif fiable et de haute qualité. Ce rôle renforce l’engagement de BNP Paribas envers un service centré sur le client et l’excellence opérationnelle à travers l’Amérique du Nord.
L’assistant(e) administratif(ve) dépendra de l’un des responsables de l’équipe Platform Services (PST) basée à New‑York et travaillera en partenariat avec les autres assistants de l’équipe afin d’assurer une couverture fluide pour l’ensemble de notre personnel.
Dans le détail
- Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, y compris le traitement des visas, afin de maintenir le personnel senior dans les délais et en conformité avec les politiques de voyage de l’entreprise.
- Gérer les calendriers et la logistique des réunions pour les clients prioritaires, en utilisant Microsoft Outlook et Teams, pour garantir des engagements ponctuels et bien organisés.
- Traiter les notes de frais et les factures via Concur et Ivalua, en assurant un contrôle précis des coûts et un remboursement rapide.
- Organiser les réservations de salle, les espaces événementiels et la restauration pour les roadshows clients, les activités de team‑building et les ateliers internes, afin d’assurer une exécution fluide des événements.
- Servir de point de contact unique pour les employés visiteurs et les invités externes, en offrant un accueil chaleureux et professionnel.
- Maintenir et mettre à jour les listes de diffusion de courriels et le routage téléphonique dans Outlook, facilitant ainsi une communication interne claire.
- Créer et actualiser les supports de présentation dans PowerPoint, en fournissant un appui visuel soigné pour les réunions avec les parties prenantes senior.
- Collaborer avec les collègues administratifs situés dans différents sites pour assurer une couverture continue, notamment lorsque des membres de l’équipe sont absents, garantissant ainsi un soutien ininterrompu au personnel de Global Markets & Banking.
- Réaliser des projets ponctuels assignés par la direction, en adoptant une approche prospective et collaborative pour atteindre les objectifs stratégiques.
Conditions de travail : Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi. Ce poste exige peu de déplacements.
Les atouts et compétences qui vous feront réussir
Diplôme de licence en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe.
La connaissance de l’anglais et du français est requise.*
Minimum de 3 ans d’expérience avérée en tant qu’assistant(e) administratif(ve) au sein d’une institution financière.
Gérer la planification des calendriers et la coordination des réunions pour les parties prenantes senior, en exploitant Microsoft Outlook afin d’optimiser l’allocation du temps.
Traiter les réservations de voyage et les demandes de visa, en utilisant Concur pour garantir la conformité et l’efficacité.
Superviser le traitement des notes de frais et des factures, en appliquant Ivalua pour assurer une comptabilité financière précise.
Organiser et réaliser des événements internes et externes, en mobilisant de solides compétences en gestion de projet pour respecter les échéances logistiques.
Fournir une communication claire et professionnelle avec les clients et les visiteurs, en faisant preuve de discrétion et de confidentialité.
Collaborer avec les équipes administratives interfonctionnelles, en favorisant un réseau de soutien qui garantit une couverture fluide.
Produire des présentations et des rapports soignés dans PowerPoint et Excel, afin d’améliorer les communications avec les parties prenantes.
Coordonner les communications téléphoniques et par courriel, en maintenant les listes de distribution à jour pour assurer un flux d’informations efficace.
*Notant que la grande majorité de notre clientèle, tant interne qu’externe, est située à l’extérieur du Québec et du Canada, des exigences linguistiques spécifiques peuvent s’appliquer. La maitrise professionnelle de l’anglais et du français est requise.
Ce que l’on vous offre
En plus d’une rémunération compétitive, nous vous offrons de nombreux avantages y compris un programme d’assurance famille et conjoint.e flexible, un régime de retraite à cotisations définies et des jours payés pour le bénévolat. Des arrangements de travail hybrides sont disponibles pour la majorité des positions. Une présence au bureau est requise pour un minimum de 3 jours par semaine, une de ces journées doit être un lundi et/ou un vendredi. BNP Paribas offre d'excellents programmes de formation et de développement personnel, ainsi que des opportunités d’évolution au sein de l'entreprise et à l’international.
Pour en savoir plus sur notre gamme d’avantages, cliquez ici
Ce que vous devez savoir
Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur arrivée, alors ne tardez pas à soumettre votre candidature
BNP Paribas s’engage pour l’accessibilité et l’inclusion. Dans le cadre du processus de recrutement, les besoins d’accommodements sont disponibles à tous moments pour les candidats. Vous allez avoir la chance de faire une demande d’accommodements lors de votre application.
Vous devez être légalement admissible à travailler dans la grande région de Montréal et, s’il y a lieu, détenir un permis de travail ou d’études valide. La présence physique dans le(s) bureau(x) de BNP Paribas est un prérequis essentiel pour ce poste ;
Si vous êtes sélectionné.e pour un poste qui demande de travailler dans /pour l’industrie américaine des sécurités, vous devrez fournir vos empreintes digitales et serez subject à des vérifications d’antécédents additionnelles par l’entremise du FBI. BNP Paribas Securities Corporation est tenue de maintenir un programme de surveillance de la conduite de ses Personnes Associées; certaines de vos données personnelles seront transmises aux États-Unis d’Amérique et mis à disposition des régulateurs américains. Veuillez contacter BNPP pour plus d’informations; ou vous pouvez également trouver un aperçu ici : 3110. Supervision FINRA.org
La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) au cœur de nos engagements :
Valoriser chaque employé.e de l’organisation en tant qu’individu et traiter tout le monde sur un même pied d’égalité, nous permet de créer un environnement de travail qui valorise et respecte les personnes pour leurs talents, leurs aptitudes et leurs compétences.
BNP Paribas recrute, emploie, forme, paye et promeut indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, de l’origine, du genre, de l’orientation sexuelle, du handicap, de l'âge et autres statuts protégés (Loi sur l’équité et matière d’emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne).
Pour en savoir plus sur nos engagements en termes de DE&I, cliquez-ici
À propos de nous
BNP Paribas est la première banque de l’Union européenne et un acteur bancaire international de premier plan. Présent dans 63 pays, avec plus de 180 000 collaborateurs et collaboratrices, le Groupe détient des positions clés dans plusieurs domaines d’activité bancaires et de services financiers.
La mission de BNP Paribas est de contribuer à une économie responsable et durable en finançant et en conseillant ses clients selon les normes éthiques les plus élevées, tout en nous efforçons de répondre aux préoccupations essentielles en matière d’environnement, de développement des territoires et d’inclusion sociale.
Depuis 1961, BNP Paribas au Canada accompagne les grandes entreprises et institutions canadiennes dans leur développement d’affaires, en offrant une gamme complète de services financiers spécialisés et de produits d’investissement.
Avec plus de 1 400 employé.e.s, BNP Paribas au Canada continue d'attirer des experts de différents domaines, ainsi que des jeunes talents ambitieux du monde entier. Nous sommes fiers d'offrir à nos employé.e.s un milieu de travail enrichissant et international où ils∙elles peuvent bâtir leur carrière professionnelle en perfectionnant leurs compétences, en relevant des défis et en enrichissant leurs connaissances de l'industrie financière.
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*** Bien que la description ci-dessus décrit la candidature idéale, nous encourageons les candidat.es à appliquer même si les qualifications ne sont pas toutes remplies